Les comptes annuels arrivent plusieurs mois après la fin de l’exercice : ils décrivent le passé, mais ne permettent pas de piloter au quotidien. Pour prendre les bonnes décisions au bon moment, le dirigeant a besoin d’informations régulières, fiables et lisibles. C’est le rôle des tableaux de bord et des situations intermédiaires.
Pourquoi un tableau de bord ?
- voir venir : détecter une baisse de marge ou une tension de trésorerie avant qu’elle ne devienne un problème ;
- décider : embaucher, investir, ajuster des prix sur des bases chiffrées ;
- dialoguer : présenter des chiffres clairs à vos associés, à votre banque ou à vos équipes ;
- mesurer l’effet de vos actions dans le temps.
Des chiffres fiables avant tout
Un tableau de bord n’a de valeur que si les données qui l’alimentent sont justes. Cela suppose une comptabilité tenue à jour, des rapprochements bancaires réguliers et un traitement cohérent des opérations d’un mois sur l’autre. Un indicateur spectaculaire construit sur des données incomplètes conduit à de mauvaises décisions.
Quels indicateurs suivre ?
Il n’existe pas de tableau de bord universel : les indicateurs dépendent de votre activité. On retrouve toutefois souvent :
L’activité
- le chiffre d’affaires, comparé à la même période de l’année précédente et au budget ;
- le carnet de commandes ou le volume de devis signés.
La rentabilité
- la marge brute et son taux ;
- les principales charges de structure et leur évolution ;
- le résultat intermédiaire.
La trésorerie
- le solde de trésorerie et sa prévision à quelques mois ;
- les créances clients et les retards de paiement ;
- les dettes fournisseurs et les échéances à venir.
Quelle fréquence ?
Un suivi mensuel convient à la plupart des PME ; certaines activités à forte saisonnalité ou à trésorerie tendue gagnent à suivre quelques indicateurs clés chaque semaine. À l’inverse, une situation intermédiaire plus complète, trimestrielle ou semestrielle, permet de faire un point approfondi et d’anticiper la clôture.
Les erreurs à éviter
- trop d’indicateurs : une dizaine bien choisis valent mieux qu’un tableau illisible ;
- des chiffres sans référence : un indicateur se lit par rapport à un objectif ou à une période passée ;
- un outil jamais mis à jour : la régularité compte plus que la sophistication ;
- l’absence d’analyse : un chiffre qui bouge doit être expliqué.
Le rôle de l’expert-comptable
Votre expert-comptable produit les situations et reportings, s’assure de la fiabilité des données et vous aide à les interpréter. Il peut également vous accompagner dans l’élaboration d’un budget ou d’un business plan, et dans la mise en place d’outils de gestion adaptés à votre organisation.
Par où commencer ?
Inutile de viser un outil complet dès le départ. Une démarche progressive fonctionne mieux :
- choisir cinq à dix indicateurs vraiment utiles à vos décisions ;
- définir pour chacun une source de données et une fréquence de mise à jour ;
- fixer un rendez-vous régulier pour les commenter, seul ou avec votre conseil ;
- enrichir l’outil au fil du temps, en fonction des questions qui reviennent.
Un simple tableur bien construit suffit souvent dans un premier temps ; un outil plus évolué peut venir ensuite, lorsque les besoins sont clairement identifiés.
En résumé
Un bon tableau de bord est simple, régulier et alimenté par une comptabilité fiable. C’est l’un des moyens les plus efficaces de transformer les chiffres en décisions. LAYODIS produit les situations et reportings utiles à votre pilotage dans le cadre de sa mission d’expertise comptable, et vous accompagne dans l’évolution de vos outils de gestion avec le conseil en organisation. Parlons de vos besoins.
